Sector
DigiD, ENSIA, de BIO, kwaliteit, arbo en een stapel processen die aantoonbaar moeten zijn. Meestal verspreid over evenveel systemen als afdelingen. Het kan ook in één.
Wat nu speelt
Elke gemeente die DigiD gebruikt moet jaarlijks aantonen dat de bijbehorende normenset op orde is, en dat loopt via de ENSIA-verantwoording. Niet met een verhaal, maar met bewijs per eis: wie is verantwoordelijk, wat is er gedaan, wanneer, en waar staat het.
Dat is precies waar het meestal knelt. De maatregelen zijn er wel, maar het bewijs zit verspreid over mailboxen, mappen en de agenda van iemand die met vakantie is.
De eisen staan in het systeem. Je hangt je maatregelen, bewijsstukken en terugkerende taken eronder en het blijft staan. Volgend jaar begin je niet opnieuw.
Liever eerst weten waar je staat? Boek een quickscan bij Team HenQ. Er komt een expert die het met je naloopt en je krijgt zwart op wit wat er mist.
De uitkomsten van de quickscan zet je direct in het systeem om. Wat je opgeruimd hebt blijft geborgd, ook als er volgend jaar iemand anders zit.
Ook aan de orde: de BIO, ENSIA, de Wet politiegegevens en NEN 7510. Die zitten er allemaal in, naast elkaar en gekoppeld aan dezelfde documenten en processen.
De situatie
Een gemeente heeft zelden één managementsysteem. Er is iets voor informatiebeveiliging, iets voor kwaliteit, iets voor arbo, iets voor de vergunning-, toezicht- en handhavingsprocessen, en meestal ergens nog een map met interne controle. Alles apart bijgehouden, door verschillende mensen, in verschillende bestanden.
Dat werkt tot het moment dat iemand ernaar vraagt. De accountant, de auditor, de raad of een inwoner. Dan blijkt het bewijs verspreid en de laatste versie onvindbaar.
Kwaliteit, informatiebeveiliging, arbo en je eigen interne kaders. In Check HenQ staan ze naast elkaar, gekoppeld aan dezelfde documenten en processen.
Rechten per rol en per onderdeel. Burgerzaken ziet zijn eigen deel, de CISO ziet het hare, de gemeentesecretaris ziet het totaal.
Vraagt iemand hoe je aan een eis voldoet, dan klap je hem open. Geen zoektocht, geen reconstructie achteraf.
Wat er speelt
| Waar het over gaat | Wat je erin kwijt kunt |
|---|---|
| DigiD en ENSIA | De eisen, de maatregelen, het bewijs per eis en de jaarlijkse verantwoording. Eén keer opbouwen, daarna bijhouden in plaats van opnieuw verzamelen. |
| BIO en informatiebeveiliging | De maatregelen uit je baseline, met de onderbouwing eronder. De structuur is dezelfde als bij ISO 27001, waar Check HenQ ooit uit ontstaan is. |
| Wet politiegegevens en NEN 7510 | Zitten er ook in, voor de onderdelen waar dat speelt. Naast je andere kaders, niet in een apart systeem. |
| Kwaliteit en dienstverlening | Je processen, je klachten, je verbeterpunten en je doelstellingen. Inclusief wat je ermee gedaan hebt. |
| Arbo en veiligheid | Risico-inventarisatie en -evaluatie, het plan van aanpak, incidenten en de maatregelen die eruit volgen. |
| Vergunningen, toezicht en handhaving | De processen in kaart, met de documenten en de terugkerende taken die erbij horen. |
| Interne controle en audits | Plannen, uitvoeren, bevindingen vastleggen en acties najagen tot ze dicht zijn. Eén registratie, meerdere kaders. |
| Middelen en keuringen | Materieel, voertuigen en gereedschap met keuringsdata en vervaldatums, met tijdige signalering. |
Voor inkoop
Alles hierover staat op de pagina beveiliging en privacy. Heb je een vragenlijst, stuur hem gerust door.
Maatschappelijk verantwoord inkopen
Een inkooptraject gaat over het product, en over hoe een leverancier zich gedraagt. Dat laatste staat hier bij elkaar, zodat je het niet hoeft op te vragen.
Eerlijk
Geen kant-en-klare gemeentemoduleEr is geen knop met het opschrift gemeente. Wat er wel is: een systeem waarin je elke set eisen kwijt kunt, en mensen die weten hoe je dat inricht.
Geen vervanging van je zaaksysteemCheck HenQ gaat over je managementsysteem en je aantoonbaarheid, niet over je zaakafhandeling. Het staat ernaast.
Geen belofte over aanbestedingenWij weten niet of je hiermee door je audit komt. Wij weten wel dat je het bewijs terugvindt als iemand ernaar vraagt.
Volgende stap
Weten waar je staat met DigiD voordat je iets inricht? Boek een quickscan. Er komt een expert van Team HenQ die het met je naloopt, en je krijgt op papier wat er mist en wat het kost om het te dichten. Wat je daarna borgt in Check HenQ blijft staan.
Liever eerst gewoon even bellen? 010 - 26 20 220. Vraag naar iemand die de ENSIA-verantwoording van binnen kent.